Zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management, BPM) to sposób prowadzenia firmy, skoncentrowany na jak największej optymalizacji, monitorowaniu i doskonaleniu procesów firmowych. Celem tego typu działań jest osiągnięcie jak najlepszych wyników biznesowych przedsiębiorstwa. Dowiedz się więcej na temat BPM i już dziś przekonaj się, jak szybko i bez wysiłku możesz zwiększyć efektywność swojej firmy!
Zarządzanie BPM – co to takiego?
Każdy biznes mierzy się z różnego rodzaju problemami i wyzwaniami, także w zakresie prawidłowego funkcjonowania firmowej infrastruktury informatycznej. Najprostszym sposobem, aby im zapobiegać, jest ich skuteczna identyfikacja i szybkie reagowanie. Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to nowoczesne podejście, mające na celu ulepszenie i usprawnienie procesów ułatwiających osiągnięcie ważnych dla rozwoju przedsiębiorstwa celów.
W kontekście codziennego funkcjonowania biznesu procesy te mogą polegać m.in. na opracowywaniu nowych produktów, zarządzaniu obsługą klienta, a także realizacji dotychczasowych zleceń i zamówień. Właściwe wdrażanie procesów BPM może skutecznie przyczynić się do eliminacji błędów, gwarantując przy tym oszczędność czasu i dopasowanie systemu zarządzania do obowiązujących przepisów. BMP to także narzędzie usprawniające obsługę klienta, które pozwala lepiej zdefiniować jego potrzeby. Co dokładnie zapewniają procesy BPM?
- Projektowanie optymalnego procesu biznesowego,
- Modelowanie wspomnianego procesu wraz z możliwymi scenariuszami,
- Wdrażanie zaprojektowanego procesu w życie,
- Monitorowanie usprawnień,
- Bieżąca optymalizacja.
BPM – zarządzanie procesami biznesowymi dla przedsiębiorców
Wszystkie procesy biznesowe cechuje pewna powtarzalność – czy to w cyklu codziennym, czy cotygodniowym, czy nawet miesięcznym. Zarządzanie procesami biznesowymi możemy więc uznać za ustrukturyzowane podejście do administrowania, a także usprawniania procesów, zwiększających wydajność pracy. W tym zakresie najwięcej korzyści osiągnąć można poprzez rozwój i wsparcie wewnętrznej infrastruktury IT oraz wprowadzenie do niej nowoczesnych, efektywnych narzędzi, które umożliwią pełną lub częściową automatyzację.
Dzięki specjalistycznym programom i usługom takim jak modelowanie, analiza, projektowanie, monitorowanie i optymalizacja procesów biznesowych za pomocą technologii informatycznych możliwe będzie osiąganie wewnętrznych celów i spełnianie potrzeb przedsiębiorstwa.
BMP opierające się o technologię IT może przynieść wiele korzyści, takich jak zwiększenie zysków, optymalizacja pracy, usprawniony przepływ danych, czy poprawa wewnętrznej komunikacji. W tym celu w zarządzaniu BPM wykorzystywane są różnego rodzaju metody – od analizy bieżącej sytuacji, przez działania mające na celu usprawnienie obiegu dokumentów, czy kontrolę płatności, po pełną optymalizację.
BPM – co to jest i jak może pomóc Twojej firmie?
Zarządzanie biznesem to dyscyplina bardzo szeroka i rozbudowana, a przy tym wyjątkowo dynamiczna. Nie ma w tym nic dziwnego – zmienne są zarówno cele sprzedażowe, czy taktyki biznesowe, jak i role organizacyjne. Z biegiem czasu zarządzanie biznesem musiało więc zostać dostosowane do zróżnicowanych metodologii biznesowych i sposobów ich optymalizacji.
Tymczasem procesy biznesowe nie powinny być zbyt złożone i skomplikowane, aby można było nimi skutecznie zarządzać. W wielu nowoczesnych biznesach wykorzystuje się narzędzia, które nie tylko umożliwiają, ale także usprawniają zarządzanie pracą.
Ich charakterystyczną cechą jest to, że nieustannie ewoluują i są napędzane przez rozwój najnowszych technologii, takich jak choćby AI, czy Machine Learning. Dzięki nim zyskujemy innowacyjne i zaawansowane sposoby odkrywania, mierzenia, a także automatyzacji i udoskonalania codziennej pracy.
Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi ma tak duże znaczenie dla firmy?
Firmy, które są zarządzane przez procesy biznesowe, mają możliwość powielania swoich działań, co pozwala im wprowadzać i utrzymywać takie same standardy obsługi klienta w wielu miejscach. Co więcej, efektywność procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu przedsiębiorstwa. Przykłady procesów biznesowych, które umożliwiają realizację firmowych celów, to między innymi:
- opracowywanie, a następnie oparta na nim produkcja nowego produktu,
- realizacja zamówień dla klientów (w tym obsługa płatności),
- skuteczne zarządzanie obsługą klientów (m.in. obsługa poczty elektronicznej)
- budowanie stałej kadry pracowniczej i wdrażanie nowych pracowników do pracy (np. poprzez usprawniony obieg dokumentów).
Infrastruktura IT a efektywne zarządzanie systemami biznesowymi
Procesy BPM mogą obejmować wiele zadań i zwykle angażują nie tylko ludzi, ale i systemy informatyczne, bez których prawidłowe funkcjonowanie firmy nie byłoby możliwe.
Procesy biznesowe mogą być modelowane i administrowane za pomocą specjalistycznego informatycznego oprogramowania BPM, które umożliwia np. tworzenie ich wizualizacji. Te modele mogą być następnie wykorzystane do automatyzacji procesów za pomocą narzędzi typu workflow, co może znacznie zwiększyć efektywność i zminimalizować ryzyko błędów.
Zarządzanie procesami biznesowymi często obejmuje wiele różnych systemów i podsystemów. Odpowiednie narzędzia oraz działania z zakresu IT umożliwiają ich integrację, zapewniając płynny przepływ danych i ważnych informacji.
Nowe technologie informatyczne umożliwiają też monitorowanie procesów biznesowych w czasie rzeczywistym, np. za pomocą wskaźników efektywności kluczowych (Key Performance Indicators). Te dane mogą być następnie analizowane, aby zrozumieć, które procesy działają efektywnie, a które wymagają poprawy. Na podstawie takich raportów można z kolei określić plan optymalizacji. Może to obejmować zmiany w przepływie danych, w systemach IT używanych do obsługi procesów, lub nawet przeprojektowanie procesów od podstaw.
Dodatkowo właściwie i skutecznie zaprojektowane procesy biznesowe dzielą poszczególne zadania na ustrukturyzowane i – co ważne – cykliczne, powtarzalne zachowania czy kroki, których wykonywanie umożliwia pracownikom uzyskiwanie zbliżonych rezultatów i spójnych wyników.
Dzięki temu przedsiębiorca jest w stanie efektywnie przewidywać konsekwencje konkretnych działań, planować zasoby, a także zmniejszać ryzyko strat. Dobrze zarządzana i bezpieczna firma to odciążenie dla osoby prowadzącej firmę, które umożliwia jej zajęcie się innymi, równie istotnymi aspektami pracy.
Co zyskują przedsiębiorcy dzięki BPM?
Dzięki analizie procesów biznesowych przedsiębiorca zyskuje dostęp do wiedzy na temat produktywności, skuteczności i efektywności działań firmy. Źle zaplanowany lub niewłaściwie zarządzany proces może niekorzystnie wpływać na te elementy. Automatyzacja nieefektywnych procesów to z kolei prosta droga do wzmocnienia niepożądanych, słabych wyników, będących skutkiem niewłaściwego zarządzania.
Systematyczna analiza procesów pozwala skutecznie weryfikować kondycję przedsiębiorstwa, a także wykrywać ewentualne zachodzące w zarządzaniu nim błędy. Właściwie realizowane i sprawne zarządzanie procesami pozwala zwiększyć efektywność i dostarczać klientom produkty oraz usługi dopasowane do ich potrzeb, ograniczając tym samym potencjalne koszty związane ze stratami.
Sprawny obieg dokumentów jako podstawa prawidłowego funkcjonowania firmy
Sprawny przepływ danych wewnątrz firmy, bezproblemowy obieg dokumentów, cykliczne raportowanie, a także pomoc przy wdrażaniu nowych technologii do istniejącej już infrastruktury IT sprawia, że zarówno tworzenie jak i rozpoczynanie procesów biznesowych jest o wiele prostsze, niż mogłoby się wydawać. Z pomocą zewnętrznych specjalistów z branży taki proces nie wymaga dużych nakładów finansowych ani rozbudowanych umiejętności informatycznych wewnątrz obecnego zespołu. Nie jest też konieczne używanie dodatkowych narzędzi.
W przypadku firm, w których obieg dokumentów jest ważną częścią codziennej pracy, skuteczne zarządzanie jest kluczowe. Przykładem mogą być przedsiębiorstwa z rozbudowaną księgowością, gdzie ilość dokumentacji i związanych z jej właściwą administracją procesów jest szczególnie duża. Tymczasem obsługa dokumentacji powinna stanowić ułatwienie, a nie utrudnienie podczas prowadzenia firmy.
Skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi z wykorzystaniem odpowiednich działań IT pozwala zachować porządek i ujednolicać zasady obiegu dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów to duże wsparcie nie tylko dla obecnego zespołu, ale także spore ułatwienie podczas wdrażania nowych pracowników. Zastosowanie sprawdzonych i skutecznych narzędzi informatycznych zwiększa wydajność BMP i ułatwia optymalizację wewnętrznych procesów.
Zarządzanie procesami biznesowymi – co musisz wiedzieć?
W dzisiejszych czasach dynamika zmian biznesowych jest bardzo duża, co wymusza na firmach szybką i skuteczną reakcję na zmieniające się potrzeby. Nowoczesne technologie i metody zarządzania pozwalają przedsiębiorcom skutecznie się rozwijać i usprawniają ich pracę. Zdolność do prowadzania opłacalnych, a zarazem efektywnych zmian w procesach biznesowych to podstawowy sposób na wprowadzanie innowacji w dowolnym momencie. Zarządzanie procesami biznesowymi obejmuje więc wiele różnych obszarów. Wśród nich warto wymienić takie elementy jak:
- projektowanie – to najprościej mówiąc analiza dotychczasowego stanu procesów i określenie, co wymaga ewentualnej poprawy bądź udoskonalenia, a następnie zaprojektowanie optymalnego procesu biznesowego adekwatnego do sytuacji,
- modelowanie – to ocena funkcjonowania i efektywności zaprojektowanego wcześniej procesu w różnych, zmiennych scenariuszach,
- wdrażanie usprawnień – polega na wykorzystywaniu metod, które na drodze modelowania okazały się najbardziej skuteczne,
- monitorowanie – czyli bieżące śledzenie usprawnień wprowadzonych w poprzednim kroku, sprawdzanie i ocena ich efektywności,
- optymalizacja – to kontynuacja zaplanowanych i wprowadzonych w życie usprawnień,
- przetwarzanie płatności – obejmuje nie tylko kontrolowanie, ale i przeprowadzanie przychodzących i wychodzących transakcji. To m.in. zbieranie informacji o płatności od klientów, weryfikowanie szczegółów transakcji, takich jak numer karty kredytowej, termin jej ważności, czy kod CVV, a także wysyłanie danych do dostawcy usług płatniczych lub banku. Przetwarzanie płatności umożliwia również sprawne potwierdzenie i aktualizowanie statusu opłaty w systemie zarządzania oraz raportowanie i audyt transakcji płatniczych,
- korespondencja mailowa – to z kolei proces zarządzania i monitorowania wszelkiego rodzaju korespondencji e-mail, zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej. Obejmuje zarządzanie skrzynkami pocztowymi pracowników i całych zespołów, monitorowanie i sortowanie przychodzących wiadomości, czy przekierowywanie ich do odpowiednich osób lub działów. To także przygotowywanie i wysyłanie odpowiedzi na wiadomości e-mail, automatyzacja odpowiedzi na często zadawane pytania oraz archiwizacja i bezpieczne przechowywanie korespondencji.
Jakie korzyści niesie ze sobą zarządzanie procesami biznesowymi?
Zarządzanie procesami biznesowymi i zewnętrzna opieka informatyczna dla firm niesie ze sobą wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:
- poprawa wydajności i jakości pracy – odpowiednie zarządzanie może wyeliminować błędy, zaoszczędzić czas i pieniądze, a także uzyskać zgodność z przepisami,
- dostarczanie klientom lepszych usług i produktów – czyli dopasowanie się do wymagań i obecnej sytuacji rynkowej,
- lepszy wgląd w wydajność procesów – pomaga w identyfikacji zagrożeń, potencjalnych problemów i poprawia wydajność, pozwalając skupić się pracownikom na zadaniach, które nie wymagają powtarzalności, a jedynie ludzkiej pracy.
BPM jest najczęściej wykorzystywane w takich dziedzinach i branżach jak:
- finanse,
- sprzedaż,
- zasoby ludzkie (HR),
- produkcja.
Jeśli chcesz poprawić efektywność i jakość usług swojej firmy, skorzystaj z wiedzy i doświadczenia naszych specjalistów. Outsourcing dla przedsiębiorców od Lemon Pro nie tylko zapewnia skuteczne wsparcie i pomoc dla Ciebie i Twoich pracowników, ale także gwarantuje bezpieczeństwo danych, użytkowników i firmowych sieci. Obsługa informatyczna firm w Warszawie i innych polskich miastach to rozwiązanie dla tych, którzy szukają kompleksowej opieki dla swojego przedsiębiorstwa. Poznaj wszystkie nasze możliwości i już dziś zadbaj o to, co dla Ciebie najważniejsze!