Jakie dane gromadzone są w mojej firmie?
Miliony liter, tysiące stron, setki dokumentów. Specjaliści od informacji twierdzą, że ilość danych, którą co kilkanaście miesięcy replikuje ludzkość jest równa tej jaka powstała od czasu wynalezienia pisma do momentu rozpoczęcia tak zwanej rewolucji Web 2.0. Coraz łatwiej pogubić się w gąszczu wszystkich otaczających nas tematów tym bardziej jeśli prowadzi się działalność gospodarczą i codziennie ma na głowie dziesiątki spraw. No właśnie! Czy ktokolwiek z was potrafi odpowiedzieć na proste pytanie, które brzmi: Jakie dane gromadzone są w mojej firmie?
Ile danych gromadzi firma?
Na to pytanie nie jest w stanie odpowiedzieć chyba nikt. Wszystko w końcu zależy od profilu działalności i wielkości przedsiębiorstwa. Jednak ta kwestia jest doskonałym punktem wyjścia do zastanowienia się nad tym czy tak naprawdę wiemy co kryje się w czeluściach twardych dysków i serwerów naszych firm. Przypomnijcie sobie na przykład sytuację, z którą na sto procent mieliście styczność. Potrzebny jest jeden dokument, prosty arkusz kalkulacyjny, który parę lat temu opracowywany był przez byłego już pracownika. Pracownik odpłynął w siną dal, zmienił numer telefonu, albo nawet nie pamięta o co chodzi, a przeszukiwanie dysków wszystkimi metodami nie działa bo plik oczywiście nie nazywa się zgodnie z metodologią tylko na przykład „raport wersja poprawiona 3”.
Wielu właścicieli w ogóle nie przywiązuje wagi do tego jakie dane przechowują ich firmy. Tak zwana polityka spójności danych to zawsze sprawa odkładana „na jutro”, albo do momentu kiedy okaże się, że jest za późno.
Badania przeprowadzone kilka lat temu przez pokazały, że ponad 75% działań we współczesnych firmach przeprowadzanych jest na różnego rodzaju dokumentach elektronicznych.
Bez odpowiedniego podejścia do tematu w tym gąszczu po prostu nie da się nie zgubić. Nie można zatem się dziwić, że sporo pracowników nie ma pojęcia jakie dokładnie dane przechowuje i przetwarza ich firma.
Proces przechowywania dokumentów w firmie
Każda firma, która poważnie traktuje dokumenty na jakich pracuje powinna mieć dokładnie opracowany proces i sposób ich przechowywania. Bardzo istotne jest, żeby wszyscy pracownicy zawsze wykonywali kopie zapasowe danych ze swoich komputerów (najlepiej w chmurze), a także w miarę możliwości przeprowadzali synchronizacje danych z firmową chmurą. Wszystko co pojawia się na służbowych komputerach powinno być też na bieżąco monitorowane. Monitoring danych to doskonały punkt wyjścia do wprowadzenia spójnej polityki przechowywania firmowych dokumentów. Istotny jest każdy szczegół łącznie z tym jak nazywamy pliki i jaka jest struktura katalogów. Nauczenie pracowników porządku i wpojenie nawyku metodycznego katalogowania, kopiowania i nazywania firmowych dokumentów to jednak dopiero początek. Sprawę zdecydowanie mogą uprościć systemy przechowywania danych w chmurze takie jak na przykład Druva.
Systemy Druva
Jednym z kluczowych produktów oferowanych przez naszą firmę jest kopia zapasowa danych w Chmurze Druva InSync. To najbardziej wydajny backup danych w chmurze jaki dostępny jest na rynku. Druva InSync to nie tylko bezpieczeństwo danych, ale również prosta obsługa, która nie powinna nastręczać większych problemów nawet najmniej doświadczonym pracownikom. Co ważne system Druva fantastycznie współpracuje z urządzeniami mobilnymi pozwalając na dostęp do danych z każdego miejsca oraz przy pomocy właściwie każdego urządzenia. Dzięki wdrożeniu Druva do swojej firmy problem ze wspomnianym na początku tego wpisu byłym pracownikiem byłby o wiele prostszy do rozwiązania. Wystarczy udostępnić mu online część chmury, z której korzystał i poprosić o określenie gdzie znajduje się interesujący nas plik. Oczywiście zawsze może zawieść czynnik ludzki, ale na to niestety nie mamy jeszcze rozwiązań. Obiecujemy, że wprowadzimy je jak tylko się pojawią!
Innym interesującym rozwiązaniem spod znaku Druva, które znajdziecie w naszej ofercie jest Druva Phoenix. Ten nowatorski backup danych, serwerów oraz całej infrastruktury słusznie został nazwany na cześć mitycznego ptaka. Dzięki Druva Phoenix dane firmy nigdy nie będą musiały odradzać się z popiołów bo…po prostu nigdy nie zginą. To jedna z najnowocześniejszych usług tego typu na rynku, która zapewnia przepustowość zwiększoną aż prawie dwadzieścia razy! Również ten produkt znajdziecie w naszej ofercie bo na temat bezpieczeństwa danych firmowych wiemy prawie wszystko!