To zakrawa na prawdziwy paradoks, którego nie przewidzieliby żadni wizjonerzy. Jednak zgubienie dokumentów, czy pogrążenie się w informacyjnym chaosie nie było nigdy tak proste, jak w dzisiejszych czasach. Multitasking, dwa telefony (a czasem nawet trzy), tablet, komputer, sprawy prywatne, social media, konta na kilkudziesięciu portalach. W tym gąszczu zgubią się najwytrawniejsi eksperci od nowoczesnych technologii. Jeśli dodamy do tego możliwą awarię, kradzież czy zgubienie smartfona, tabletu lub laptopa, to nagle może okazać się, że technologia obróci się przeciw nam, a kluczowy dla działalności całej firmy dokument lub hasło zaginą, albo zostaną zablokowane.
Jak zatem zarządzać dokumentami tak, żeby dostęp do nich był zawsze zabezpieczony i nieuzależniony od kaprysów technologii oraz dostępności pracowników?
Jak zarządzać przepływem dokumentów w firmie?
Remedium na wszystkie problemy związane z przepływem dokumentów w firmie jest chmura! Pojęcie to jest oczywiście bardzo szerokie i zawiera tak różnorodne rozwiązania, jak migracja firmowych serwerów do przestrzeni w chmurze, czy praca online w aplikacjach typu Office365, a nawet w środowisku komunikatorów takich, jak JIRA, Slack czy Freedcamp (o czym piszemy w jednym z naszych poprzednich wpisów blogowych). Nie zmienia to jednak faktu, że nawet częściowe przeniesienie firmowych zasobów do chmury, pozwoli na wprowadzenie bezcennego porządku i uniknięcie chaosu związanego z obiegiem dokumentów. Oczywiście im większa integracja z chmurą, tym lepiej, bo na końcu wszystkich migracji, instalacji oraz prac czeka idealne biuro w chmurze, które nie jest zależne od żadnych kaprysów technologii, wypadków losowych oraz problemów osobistych pracowników.
Biuro w chmurze – rozwiązanie idealne
Biuro w chmurze to nie wizja rodem z biznesowych seriali z Netflixa albo artykułów na temat Doliny Krzemowej. Dzięki nowoczesnym technologiom, możliwe jest zrealizowanie marzenia o profesjonalnym i nowoczesnym biurze w chmurze, w każdej polskiej firmie. Ba! chmura sprawia, że swój biznes możecie prowadzić z Tajlandii lub Laosu, a jedyne czego potrzebujecie to sprawny laptop i łącze internetowe. Przeniesienie firmowych zasobów do chmury oznacza, że każdy pracownik firmy będzie miał dostęp do archiwizowanych tam zasobów z każdego miejsca na świecie. Co więcej, dzięki aplikacjom takim jak Office 365 od Microsoft dokumenty przechowywane w chmurze można edytować bardzo swobodnie, a wprowadzane przez zespół zmiany śledzić na bieżąco. Pozwala to nie tylko na „cofnięcie się” do wcześniejszych wersji pliku, ale też na swobodne rozdzielenie pracy i przygotowywanie kilku różnych wersji dokumentu.
Praca na dokumentach to jedno, co jednak z zaginionymi plikami, zawieruszonymi notatkami zawierającymi hasła, albo nawet całymi katalogami, które w tajemniczy sposób zmieniły swoją lokalizację?
Migracja do chmury – wszystkie pliki w jednym miejscu i pod kontrolą
Przeniesienie firmowych zasobów do chmury to jedyna szansa na całkowitą kontrolę nad firmowymi dokumentami. Dzięki firmowemu serwerowi w chmurze, „namierzenie” każdego, nawet najmniejszego dokumentu, to kwestia kilku minut. Wiąże się to nie tylko z wprowadzeniem nowej polityki informacyjnej, którą zalecamy wszystkim migrującym do chmury firmom, ale także z tym, że przechowywanie plików w jednym miejscu jest po prostu najbardziej ekonomicznym rozwiązaniem. Wyklucza to opcję zagubienia dokumentu ze względu na czynniki, które opisaliśmy na początku tego tekstu. Koniec z obawami, że smartfon kluczowego członka zespołu roztrzaska się o posadzkę. Koniec z telefonami do biura rzeczy znalezionych. Koniec z zastrzeganiem danych i godzinami spędzonymi na komisariacie. Wystarczy zmiana hasła, a złodziej traci dostęp do zasobów w momencie, w którym pracownik go odzyskuje. Co ważne, dokumenty opracowywane i przechowywane w środowisku chmury, to także tak pożądany w każdej firmie porządek. Odpowiedni system katalogowania oraz zaawansowane wyszukiwarki oferowane przez najważniejsze aplikacje do zarządzania chmurą sprawiają, że ideał związany z zaprowadzeniem porządku w firmowych dokumentach, może być osiągnięty właśnie w momencie podpisania umowy na migrację firmowych danych do chmury.