Jak zwiększyć bezpieczeństwo drukowania dokumentów firmowych?

Żyjemy w czasach, w których informacja stanowi o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstw. Wyciek poufnych dokumentów może zaważyć na losie firmy, powodując straty finansowe a w nawet upadek biznesu. Utrata cennych informacji spowodowana atakami hakerów wciąż stanowi poważny problem dla biznesmenów. Niepokojący jest fakt, że na ataki narażone są również firmowe urządzenia drukujące. Wagę problemu widzą czołowi producenci sprzętu, którzy opracowali szereg rozwiązań poprawiających bezpieczeństwo drukowania dokumentów.

W tym artykule przybliżymy trendy w obszarze technologii bezpiecznego drukowania oraz wyjaśnimy jak pomogą twojej firmie zapobiec wyciekom kluczowych danych.

Systemy zabezpieczeń oparte o karty identyfikacyjne

Ciekawym rozwiązaniem wprowadzonym w ostatnich latach jest pakiet autoryzacji z użyciem chipu. System umożliwia zachowanie poufności informacji biznesowych w oparciu o karty identyfikacyjne. Pozwala on na wprowadzenie oszczędności przez współdzielenie urządzeń wielofunkcyjnych. Wszystko działa w ramach wygodnego procesu logowania. Jeśli firma posiada ochronę opartą o karty autoryzacyjne usługa przeniesie zasady ochrony dokumentów automatycznie. Rozwiązanie nie wymaga wsparcia pracowników i utrzymywania dodatkowej infrastruktury ponieważ system współużytkuje karty istniejące w firmie, eliminując potrzebę wprowadzania dodatkowych haseł i nazw użytkowników.

W jaki sposób zabezpieczy to drukowanie w firmie?

Otóż, dostęp do funkcji drukowania czy faksowania uzyskuje się poprzez użycie prywatnej firmowej karty, bez potrzeby logowania się na konto firmowego komputera. Powoduje to, że sam proces autoryzacji jest prosty i intuicyjny. W ramach funkcji szybkiego skanowania wydruku dokonamy z dowolnego urządzenia podpiętego do sieci. Pozwoli to zwiększyć wydajność pracy i usprawnić proces pracownikom. Urządzeniami sterujemy za pomocą karty, dzięki czemu wzrasta poziom bezpieczeństwa drukowanych danych.

Wielu producentów oferuje dodatkowe zabezpieczenia dysków wewnętrznych swojego sprzętu. Wprowadzone funkcje pozwalają na bezpieczne przechowywanie dokumentów, dając dostęp do nich tylko uprawnionym użytkownikom. Właściciel karty odblokowuje urządzenie, umożliwiając tym samym wydruk danych. Dzięki opcji ograniczeń wydruku w kolorze oraz możliwości generowania raportów możemy obniżyć koszty drukowania dokumentów. Opisane wyżej rozwiązanie dostępne jest w dwóch wersjach: wbudowanej i zainstalowanej na serwerze. W pierwszym przypadku możemy podpiąć pod system do 500 użytkowników, co na pewno zadowoli właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw. W wersji korporacyjnej system da się zainstalować na serwerze, dostosowując go do możliwości kadrowych firmy. Wykorzystanie chipów autoryzacyjnych pomoże podejmować lepsze decyzje biznesowe, przy jednoczesnym zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa w firmie.

Jak wykorzystać inteligentne urządzenia do drukowania?

Według raportu firmy HP w 60% przypadków ataku hakerów na firmowe serwery głównym celem są urządzenia wielofunkcyjne. Do tej pory był to najbardziej zaniedbany pod względem zabezpieczeń segment rynku. Głównie z tego względu zdecydowano się na wprowadzenie do produkcji drukarek wyposażonych w zaawansowane funkcje ochrony wydruku.

Już dziś wysokiej klasy sprzęt może pochwalić się opcją blokady szuflad drukujących czy też zabezpieczeniem przed podpięciem niepożądanych maszyn. Z tego powodu wzbudzają one zainteresowanie dużych przedsiębiorstw. Oferta producentów jest jednak na tyle szeroka, że zadowoli także właścicieli skromniejszego biznesu. Dlaczego? Przede wszystkim przez wzgląd na dodatkowe aplikacje wspomagające pracę urządzeń.

Współczesne drukarki posiadają szereg opcji zapobiegających nieupoważnionemu użyciu sprzętu. Na szczególną uwagę zasługuje funkcja uwierzytelniania za pomocą numeru PIN. Obecnie jest to standard oferowany urządzeniom klasy biznes. Rozwiązanie pomaga skutecznie chronić poufne dokumenty firmowe. Numer PIN wpisuje się w czasie przesyłania zlecenia na dysk wewnętrzny drukarki. Ten sam kod wprowadza się następnie na urządzeniu.

Drukowanie dokonuje się wyłącznie w obecności upoważnionego użytkownika. Niektórzy producenci posiadają w standardzie obsługę filtracji numerów IP na serwerze. Ograniczenie IP serwera wydruku oferuje bezpieczny dostęp sieciowy do urządzenia. Funkcję w prosty sposób da się zainstalować na serwerze firmy. Dzięki tej opcji zezwolisz lub zablokujesz dostęp do drukarki w ramach ustalonych list adresów IP. Dodatkowo, producenci oferują aplikację do rozliczania zadań. Monitorują one wszystkie drukowane na urządzeniu dane, przy ich użyciu wygenerujesz raporty ilościowe oraz rozliczysz koszty drukowanych dokumentów.

Jak to działa?

Za pomocą dedykowanego programu możesz śledzić zużycie według rodzaju urządzenia, użytkowników, projektów a nawet całych działów. Program pozwoli w prosty sposób skontrolować zasoby firmy. Inna funkcja umożliwi zarządzanie dostępem do zadań. Moduł ułatwia kontrolę poczynań pracowników i egzekwowanie ustalonych w firmie reguł drukowania. Niezwykle atrakcyjnym dodatkiem jest bezpłatny sterownik dostępny do pobrania na stronie producenta. Zastępuje on poszczególne sterowniki urządzeń oraz wprowadza opcję wydruku szyfrowanego. Specjalny protokół zabezpieczy wybrany przez ciebie dokument zwiększając poziom bezpieczeństwa poufnych danych.
Giganci w branży mogą pochwalić się dużą liczbą aplikacji rozszerzających możliwości sprzętu. Najciekawiej prezentuje się opcja drukowania przy pomocy smartfonów i tabletów. Każdy pracownik może sprawnie i szybko wydrukować zestawienie czy dane z aktualnego projektu bez użycia firmowego komputera.

Wyciek informacji nadal stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa i rozwoju przedsiębiorstw. Dlatego kwestia poufności informacji biznesowych pozostaje wciąż aktualna. Jeśli zależy Ci na kompleksowym rozwiązaniu tego problemu powinieneś rozważyć zaopatrzenie firmy w nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne. Twoi pracownicy będą pracować na nowoczesnym sprzęcie, a ty będziesz miał pewność że firmowe dokumenty nie dostaną się w ręce niepowołanych osób.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *