Jak stworzyć wirtualne biuro wykorzystując technologię chmury? – cz.2

Rośnie zapotrzebowanie małych firm na efektywne i tanie w utrzymaniu narzędzia komunikacyjne. Absolutnym przebojem okazał się program Slack. Z wielu dostępnych rozwiązań komunikacyjnych jak Asana czy BugHerd to właśnie Slack jest rozwiązaniem najbardziej kompletnym. Zapraszamy na dalszą część artykułu o budowie wirtualnego biura w chmurze. W tej części dowiesz się jak przy pomocy narzędzi wesprzeć komunikację w firmie oraz co różni systemy ERP i CRM dostępne w chmurze.

Komunikacja wewnętrzna w chmurze

Program Slack umożliwia zarządzanie projektami oraz wielopłaszczyznową komunikację wewnętrzną. Prostota jest największą zaletą aplikacji. Interfejs opiera się o konfigurowalne kanały. Możemy tworzyć ich niezliczoną ilość od ogólnych, po służących wewnętrznym dyskusjom aż do najbardziej szczegółowych dotyczących konkretnych projektów. Wszystko obudowane jest przyjaznym i nieskomplikowanym wyglądem. Do kanałów możesz zapraszać dowolną ilość współpracowników. Dla ułatwienia ulokowano je w jednym miejscu co przyśpiesza dostęp do plików.

Komunikacja przypomina klasyczny chat-room, posiada jednak dużo więcej opcji przydatnych w pracy z dokumentami. Możesz łatwo wymieniać pliki z zewnętrznych serwerów. Poziom integracji z serwisami trzecimi jest imponujący. Pliki udostępnisz m.in.: z Google Hangouts, Dysku Google, Dropbox’a, Twittera, Trello, czy wspomnianej Asany. Oprócz tego załączysz zrzuty ekranu oraz okna powiadomień z aplikacji połączonych ze Slackiem.

W jednym oknie poprowadzisz rozmowę, jednocześnie wyświetlisz zdjęcia lub pliki tekstowe. Slack archiwizuje treści rozmów w jednym katalogu. W ramach uniwersalnej wyszukiwarki błyskawicznie przeszukasz cały program. Wszystko to sprawia, że łatwo odnajdziesz zagubiony plik oszczędzając czas i energię. Rozpoczęcie pracy z programem jest niezwykle proste. Wystarczy, że podasz swój adres e-mail, następnie klikniesz w link aktywacyjny wysłany na konto. Potem, tylko wpiszesz nazwę firmy lub zespołu a program stworzy adres domeny z której będziesz logował się do systemu.

Slack jako jedyny oferuje dostęp zarówno z poziomu przeglądarki, aplikacji mobilnej oraz aplikacji systemowej. Taka dowolność pozwala na ustawienie najbardziej przystępnej i elastycznej formy powiadomień użytkownika. Pomimo tak zaawansowanych funkcji program dostępny jest też w wersji darmowej. Zmniejszono jedynie (do 5 GB) dostępne na serwerze miejsce. Rozwiązanie do komunikacji w chmurze jest kolejnym elementem nowoczesnego wirtualnego biura. Warto rozważyć wprowadzenie programu do swojej firmy. Doskonale sprawdzi się jako centrum wymiany informacji, plików i pomysłów.

ERP czy CRM w chmurze – jakie systemy wybrać?

Część ludzi myli pojęcia ERP i CRM w chmurze. Oba systemy to wartościowe narzędzia pomagające w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Różnią się jednak funkcjonalnością. System ERP to rozwiązanie zdecydowanie bardziej rozbudowane niż moduł CRM. Obejmuje zarządzanie zasobami księgowości, magazynu czy działu sprzedaży. Klasyczny CRM w chmurze skupia się na zarządzaniu kontrahentami firmy. Może być zainstalowany jako samodzielny program lub być częścią większego systemu ERP.

Oprogramowanie CRM służy optymalizacji procesu realizacji zleceń. Aplikacje tego typu posiadają szereg funkcji, które pomogą uporządkować dane używane w codziennej pracy. Podstawową funkcją CRM jest tworzenie list kontaktów przedsiębiorstwa. Takie listy dostosowane są pod kątem obsługi klientów. Mogą być porządkowane według wielu kryteriów ułatwiających wyszukiwanie informacji. Zaawansowany system CRM w chmurze powinien zapewniać integrację z bazą danych GUS (Główny Urząd Statystyczny). Dzięki temu usługa jest w stanie sama uzupełnić dane kontrahenta wyłącznie przez wpisanie numeru NIP. Inną opcją jest kalendarz który gwarantuje, że nie zapomnisz o zbliżającym się terminie. W ramach funkcji Aktywności Handlowych utworzysz notatki dotyczące zlecenia. Z programem stworzysz też katalog tematów sprzedażowych.

Jeśli prowadzisz działalność spedycyjną zaciekawi cię system CRM w chmurze. Niektóre firmy oferują bowiem opcje zarządzania flotą pojazdów oraz prowadzenie ewidencji wyjeżdżonych kilometrów.

CRM w chmurze posiada wiele innych narzędzi ułatwiających sprzedaż i obsługę klienta. Prowadzących biznes handlowy zainteresuje funkcja obsługi przesyłek pocztowych czy opcja umożliwiająca rozliczanie prowizji od sprzedawców. Natomiast przedstawicieli dużych przedsiębiorstw przekona fakt, iż CRM w chmurze pozwala na wysyłanie rozszerzonych e-maili. Wiadomości te zapisują się w systemie wraz z krótką notką dot. kontrahenta. Możliwości komunikacji są dużo większe, po za standardowym kontem pocztowym otrzymujesz integrację z SMSapi czy telefonią VoIP. Dzięki temu lepiej dopasujesz metody kontaktu do wymagań klienta.

Programiści nie zapomnieli o możliwości generowania raportów. Dokument sprzedaży sporządzisz dla poszczególnych odbiorców. Warto wspomnieć o możliwości administrowania potwierdzeniami dokonanych wpłat. CRM w chmurze to rozwiązanie pozwalające zarządzać relacjami z klientem w wygodny sposób, bez potrzeby zakupu oprogramowania. System daje nieograniczone możliwości konfiguracji oraz dostęp do ważnych danych z dowolnego urządzenia.

Jeśli nie miałeś dotąd styczności z technologią CRM w chmurze, powinieneś wypróbować jej funkcje. To jedyne takie rozwiązanie usprawniające obieg dokumentacji przedsiębiorstwa.

Dobry system obsługi biznesu charakteryzuje uniwersalność i użyteczność. Korzystanie z usług chmury pozwala zaimplementować rozwiązania IT bez zatrudniania personelu, zakupu licencji, czy hardware’u.

Jeśli chcesz zwiększyć wydajność pracy w firmie, sprawdź ofertę LemonPro i stwórz wirtualne biuro w chmurze już dziś!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *