Jak przyśpieszyć przepływ danych pomiędzy oddziałami firmy?
W 2016 roku coraz więcej firm zaczyna odchodzić od tradycyjnego schematu na jakim opierała się ich działalność przez ostatnie lata. Biuro, pokój konferencyjny, stanowiska pracy i pracownicy pojawiający się na nich od poniedziałku do piątku mniej więcej o tej samej porze. Zrobienie zebrania czy wymiana informacji w takich warunkach nie stanowiła aż tak wielkiego wyzwania. Rozrastające się korporacje, outsource’ing usług na całym świecie, zatrudnianie podwykonawców, a nawet pracujących samotnie freelancerów sprawiły jednak, że na nowo trzeba przemyśleć sposób komunikacji i system przepływu danych między pracownikami, oddziałami firmy i podwykonawcami. Jeśli dorzucimy do tego ilość elektronicznych dokumentów na jakich pracuje się w dzisiejszych czasach okaże się, że niektóre rozwiązania są po prostu konieczne do prawidłowego funkcjonowania nowoczesnej firmy.
Grupowa praca zdalna w firmie
Technologie dostępne na rynku nie tylko pozwalają na usprawnienie i przyśpieszenie wielu procesów, ale co najważniejsze umożliwiają naszym pracownikom pracę z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy tylko połączenie z Internetem i właściwie dowolne urządzenie (również mobilne). W części poprzednich wpisów blogowych opisywaliśmy aplikacje i rozwiązania, które usprawniają proces wymiany informacji w firmie. Każda z nich dostępna jest online, a dostarczające je firmy dbają o to by mogły z nich korzystać zarówno osoby pracujące na tradycyjnych urządzeniach takich jak laptop czy komputer stacjonarny jak również pracownicy korzystający z tabletów i smartfonów niezależnie od tego na jakim systemie operacyjnym one pracują.
Usługa przechowywania danych w chmurze przy pomocy platform takich jak Dropbox czy Google Cloud. Platformy dyskusyjne służące do wymiany informacji i budowania społeczności dookoła projektu takie jak Basecamp, HipChat czy Slack. W końcu aplikacje biurowe takie jak Office 365. Jeśli dodamy do tego możliwość zdalnej pracy z systemami reklamowymi Ad Words czy Facebook Ads, a nawet obróbki grafiki przy pomocy najnowszych aplikacji od Adobe okaże się, że dotarcie do ideału biura pod palmą czy parasolką jest bliższe niż kiedykolwiek! Zanim jednak dotrzemy na wymarzoną plażę powinniśmy pomyśleć o usprawnieniu jeszcze kilku procesów.
Praca w sieci VPN
Aby jeszcze bardziej zbliżyć się do naszego ideału poza dużą ilością narzędzi jakie udostępnimy swoim pracownikom i współpracownikom powinniśmy również zadbać o szybkość i bezpieczeństwo ich pracy. Najlepszym rozwiązaniem jakie możemy zarekomendować jest własne bezpieczne łącze, które do minimum wyklucza możliwość jakiegokolwiek wycieku przesyłanych za jego pośrednictwem danych. Tak zwane VPN czyli Virtual Private Network to nic innego jak prywatna sieć przeznaczona tylko i wyłącznie dla zaproszonych do jej współtworzenia osób. Rozwiązanie to całkiem słusznie zdobyło bardzo dużą popularność w słynących z dbania o prywatność i bezpieczeństwo korporacjach. Wirtualne Sieci Prywatne to po pierwsze bardzo duża efektywność. Dzięki kompresji danych VPN nawet na słabych łączach pracuje bardzo wydajnie. Wysoki poziom bezpieczeństwa zapewnia szyfrowanie połączenia. VPN sprawdza się zatem doskonale nie tylko w firmach, które zatrudniają pracowników zdalnie, ale też jako kanał do przesyłania tajnych informacji bez obaw o to, że wpadną one w niepowołane ręce. Inną zaletą sieci VPN jest możliwość łączenia się z krajami, w których z przyczyn politycznych blokowane są tradycyjne połączenia.
Azure czyli backup firmowych danych gdziekolwiek jesteś
Jeśli uda nam się już połączyć przez sieć VPN to na pewno będziemy chcieli wymieniać miedzy sobą różnego rodzaju dokumenty i pliki, a część z nich zapisywać zdalnie w chmurze. Aby uchronić się przed ewentualnymi przykrymi niespodziankami należy jak najczęściej wykonywać backup zapisywanych w systemie chmury danych. Narzędziem, które usprawnia ten proces w stopniu maksymalnym jest aplikacja Azure. Dostarczany przez Microsoft Azure umożliwia ochronę danych niezależnie od miejsca, w którym znajdują się dane i w którym znajduje się pracownik! Dzięki Azure każdorazowe wykonanie kopii zapasowej dokumentów w chmurze będzie proste nawet dla mniej doświadczonych w procesach wykonywania backupu użytkowników. Aplikacja ta pozwala na swobodne pracowanie bez ciągłych obaw o to, że przetwarzane przez nasz zespół dane zostaną utracone. Wystarczy, że każdy pracujący przy projekcie pracownik po wprowadzeniu zmian będzie zapisywać nową wersję dokumentów w chmurze wraz ich kopią zapasową.
Jednak obecnie jednym z bardziej bezpiecznych miejsc do wymiany i przechowywania danych firmowych jest chmura danych.
Dlatego aby uchronić się przed ewentualnymi przykrymi niespodziankami należy jak najczęściej wykonywać backup danych firmowych do bezpiecznej chmury danych znajdującej się daleko poza siedzibą firmy.Jednym z rozwiązań, które usprawnia ten proces w stopniu maksymalnym jest narzędzie Azure Windows Backup. Dzięki Azure Windows Backup każdorazowe wykonanie kopii zapasowej dokumentów w chmurze będzie proste nawet dla mniej doświadczonych w procesach wykonywania backupu administratorów. Aplikacja ta pozwala na swobodne pracowanie bez ciągłych obaw o to, że przetwarzane przez nasz zespół dane zostaną utracone. Proces tworzenia backupu jest planowany i realizowany zgodnie w wyznaczonym harmonogramem przez adminisratora.
Aplikacji i technologii umożliwiających usprawnienie komunikacji i przepływu danych w firmach jest coraz więcej. Teraz pozostaje tylko decyzja o ich wdrożeniu!