Ze względu na dane wrażliwe usługę Microsoft Office 365 obowiązuje RODO, czyli rozporządzenie dotyczące identyfikacji i odpowiedniego przechowywania danych osobowych. Microsoft zapewnia zaawansowaną ochronę poprzez rozwiązania ułatwiające zarządzanie dokumentacją w sposób zgodny z przepisami. Jak wskazują przedstawiciele firmy, przekłada się to na skuteczniejszą kontrolę nad danymi. Obecnie Microsoft Office 365 jest jednym z podstawowych celów hakerów, dlatego tak ważna jest zgodność usługi z RODO. Firma wskazuje, że kontrola zasobów, w tym danych wrażliwych, jest naturalną częścią jej działalności. Przedstawimy zatem funkcje wchodzące w skład rozszerzonego planu Microsoft Office 365 Enterprise E3, w tym DLP, które poprawią ochronę danych gromadzonych w skrzynce.
Microsoft Office 365 a RODO – narzędzia służące ochronie danych
Rozwiązań dla Microsoft Office 365 jest kilka – każdej z funkcjonalności poświęcimy chwilę uwagi, a następnie przekonasz się, że opieka informatyczna dla firm ułatwia zarządzanie dokumentacją w sposób zgodny z przepisami.
Legacy Hold
Jest to w pełni zautomatyzowane przeniesienie zawartości skrzynki użytkownika w dodatkowe miejsce, do którego dostęp ma tylko administrator. Dzięki funkcji Microsoft 365 Apps akcje wykonywane przez użytkownika (np. usunięcie wiadomości email) nie wiążą się z ryzykiem utraty danych, ponieważ cała poczta jest kopiowana w osobnym miejscu.
Rights Management Services (RMS)
Narzędzie Microsoft 365 Apps umożliwia skuteczne szyfrowanie wiadomości. Zabezpieczenie obejmuje edytowanie, wyświetlanie, daty aktywności oraz prawa dostępu do sporządzonych danych.
eDiscovery
Jest to funkcja Office 365 dla biznesu umożliwiająca przeszukiwanie zasobów Exchange, SharePoint oraz Skype w celu odnalezienia konkretnej frazy. Polecenie nie kończy się na pojedynczej komendzie, ale nakłada rozszerzoną procedurę wyszukiwania. Oznacza to, że raz założone filtrowanie będzie na bieżąco śledzić wszystkie wymienione środowiska i automatycznie się aktualizować zgodnie z wytycznymi.
Data Loss Prevention (DLP)
DLP Office 365 zapewnia ochronę danych wysyłanych z firmy. Umożliwia nałożenie polityk bezpieczeństwa, które mają za zadanie automatyczne filtrowanie poczty pod kątem wybranych przez użytkownika danych. Narzędzie jest w pełni sterowalne, co wiąże się z możliwością wprowadzenia własnych zasad i regulacji.
Menedżer zgodności (Compliance Manager)
Funkcjonalność Microsoft Office 365, która współgra z wieloma usługami Microsoft Cloud i wychodzi naprzeciw skomplikowanym regulacjom RODO. Rekomenduje podjęcie określonych akcji i szacuje ryzyko związane z danymi osobowymi w czasie rzeczywistym. Posiada wygodny interfejs pulpitu, a poszczególne usługi poddawane są ocenie podsumowującej postępy w uzyskiwaniu zgodności oraz zalecenia związane z ochroną danych i ich zgodnością.
Przeprowadzone przez Microsoft badania wskazują, że ponad połowa firm w UE nie gospodaruje krytycznymi danymi w sposób zgodny z RODO, a jednocześnie aż 92% przedsiębiorstw uznaje za priorytet wprowadzenie odpowiednich zmian w zakresie bezpieczeństwa. Zespolone narzędzia Microsoft Office 365 dla biznesu do kontrolowania i śledzenia przepływu informacji, wydają się rozwiązaniem idealnym. Argumentem przemawiającym na korzyść Office 365 Enterprise E3 jest to, że rozpoznaje ponad 80 typów danych wrażliwych.
Profesjonalna obsługa IT
Nie musisz samodzielnie dbać o ochronę danych wrażliwych. Możesz skorzystać z usługi Microsoft 365 Business pod czujnym okiem specjalistów odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją w sposób zgodny z przepisami. Lemon Pro to profesjonalna obsługa informatyczna firm w Warszawie, która kompleksowo dba o bezpieczeństwo IT, dzięki czemu możesz skupić uwagę na kluczowych dla firmy zadaniach. Możesz również skorzystać z naszego szkolenia z cyberbezpieczeństwa.