RODO to w ostatnich miesiącach jeden z najgorętszych tematów w prasie oraz na portalach biznesowych. Rozporządzenie dotyka bowiem właściwie wszystkich przedsiębiorców, którzy przetwarzają dane osobowe, nakładając na nich nowe obowiązki związane z administrowaniem oraz kontrolą dostępu do przechowywanych przez firmę dokumentów i danych. Od maja 2018 roku będziemy musieli jeszcze lepiej zadbać o zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danym swoich klientów. Wiele osób zadaje nam pytanie: Czy RODO to dobra okazja na migrację danych firmowych do chmury? Nasza odpowiedź jest prosta: Tak, przez długi czas nie będzie lepszego pretekstu!
Zapewnienie bezpieczeństwa danym przechowywanym przez firmę
Chmura od wielu lat uważana jest za najbezpieczniejsze miejsce do przechowywania i archiwizowania firmowych dokumentów. Z jej dobrodziejstw korzystają największe światowe marki, a o rosnącej popularności usług w chmurze świadczą nie tylko statystyki, ale też wyniki finansowe Amazon Web Services, które rozwija się podobno szybciej niż „tradycyjny” sklep tej marki. To właśnie w popularnym AWS kupować możemy aplikacje, które sprawią, że zarządzanie naszymi zasobami oraz praca w rozproszonym zespole będzie czystą przyjemnością!
Migracja danych do chmury to najlepszy dostępny na rynku sposób ochrony firmowych dokumentów, które w dzisiejszych czasach są równie cenne co dostępy do firmowych kont bankowych. Przygotowując się do wdrożenia RODO w firmie, warto zatem rozważyć przeniesienie całego środowiska firmowego IT do przestrzeni w chmurze. Odpowiednie zabezpieczenia zainstalowane przez profesjonalistów pozwala na zmaksymalizowanie ochrony danych naszych klientów, które siłą rzeczy przechowujemy. Co istotne chmura to jedyne środowisko, które gwarantuje możliwość włączenia poziomów dostępu i przekazanie kluczy do nich tylko wybranym osobom, które na przykład bezpośrednio pracują z klientami, sporządzając umowy.
RODO a porządki w firmowych dokumentach
Bezpieczeństwo to klucz do sukcesu, jednak nie ma mowy o bezpieczeństwie, dopóki w przechowywanych przez nas danych nie zapanuje odpowiedni porządek. RODO to doskonały pretekst do zaprowadzenia porządku w firmowej dokumentacji oraz przeprowadzenie od dawna odkładanego procesu archiwizacji. Z doświadczenia wiemy, że firmowe dyski oraz stacjonarne serwerownie, których zawartość analizujemy w celu przygotowania planu migracji danych przedsiębiorstwa lub instytucji do chmury często przypominają mitologiczną stajnię Augiasza. Dlatego pierwszą czynnością, od której polecamy rozpoczęcie podejścia do procesu migracji, jest zaprowadzenie porządku na firmowych dyskach. Zaginione faktury, umowy czy dokumenty z ZUS potrafią odnaleźć się w całkiem niespodziewanym katalogu, o nazwie niewiele mającej wspólnego z zawartością. Co zrobić by porządki przyniosły zamierzony efekt, który nie będzie zmarnowany już następnego dnia?
Ustalenie spójnej polityki zarządzania danymi w firmie
Najlepszą metodą na zachowanie porządku w przechowywanych na serwerach danych jest ustalenie spójnej polityki dotyczącej zarządzania przetwarzanymi przez firmę dokumentami. Od tak prostych czynności, jak nazewnictwo plików i katalogów po wprowadzenie wymogu stosowania się wszystkich pracowników do nowych ustaleń. Momentem uznawanym za start tego procesu możemy uznać szkolenie, które warto przeprowadzić w chwili całkowitego przemigrowania firmowych danych do chmury. Na szkoleniu takim pracownicy dowiedzą się nie tylko jak traktować firmowe zasoby, ale także jak je archiwizować, zabezpieczać i pracować na nich w zespole przy pomocy aplikacji takich jak na przykład narzędzie z pakietu Office 365, które umożliwia edycje plików w czasie rzeczywistym.
Wiele osób odbiera RODO jako wyzwanie, które może przerosnąć ich firmę. Tymczasem wprowadzenie nowych obowiązków to doskonały moment na załatwienie spraw od dawna odkładanych „na jutro”. Migracja do chmury, wprowadzenie nowej polityki zarządzania danymi oraz zapewnienie im odpowiedniego bezpieczeństwa. W każdym z tych procesów z chęcią pomoże Lemon Pro!